Με την αυξανόμενη ανάγκη των οργανισμών να επανεξετάσουν την αποτελεσματικότητα και το κόστος τους, όλο και περισσότεροι μάνατζερ και επαγγελματίες της οργανωτικής ανάπτυξης πρέπει να αναλαμβάνουν «Επισκοπήσεις καθαρών φύλλων».
Τι είναι η „Επισκόπηση καθαρού φύλλου“ και πώς την κάνετε;
Είναι στην ουσία μια διαδικασία συλλογικής (ή οργανωτικής) λήθης ή σκουπίσματος της πλάκας και έναρξης με ένα λευκό φύλλο χαρτιού. Ξεκινώντας πάλι από την αρχή.
Στο πλαίσιο της Βελτίωσης Επιχειρηματικών Διαδικασιών, μια ανασκόπηση καθαρού φύλλου εξετάζει τις απαιτήσεις των οργανισμών του «ως έχει» ή του τρέχοντος οργανισμού και επινοεί εκ νέου τις επιχειρηματικές διαδικασίες για την κάλυψη αυτών των επιχειρηματικών απαιτήσεων χωρίς τους περιορισμούς του υπάρχοντος οργανισμού. Στην ιδανική περίπτωση, μια ανασκόπηση καθαρού φύλλου αγνοεί τους περιορισμούς της πολιτικής και της νομοθεσίας σαν να μην υπάρχει οργάνωση «ως έχει» και η ομάδα αξιολόγησης δημιουργεί επιχειρηματικές διαδικασίες από την αρχή για να καλύψει τις επιχειρηματικές απαιτήσεις.
Ιστορία
Το Clean Sheet Review ως επιχειρηματικό εργαλείο φαίνεται να τεκμηριώθηκε για πρώτη φορά ως επιχειρηματική διαδικασία σε μια δημοσίευση το 1981.
Η μεθοδολογία πιστεύεται ότι αναπτύχθηκε από μια διαδικασία που ονομάζεται «Επανασχεδιασμός καθαρού φύλλου» όπου τα υπάρχοντα προϊόντα ή λύσεις αγνοήθηκαν και το πρόβλημα επανεκτιμήθηκε χωρίς τους περιορισμούς της υπάρχουσας λύσης. Μία από τις πρώτες τεκμηριωμένες επισημοποιημένες προσεγγίσεις ήταν στον δεύτερο παγκόσμιο πόλεμο, όταν τα τανκς του ρωσικού στρατού προκάλεσαν τέτοια καταστροφή σε γερμανικά μεσαία άρματα μάχης στις αρχές του πολέμου που ο Χίτλερ ζήτησε έναν καθαρό επανασχεδιασμό. Αυτό οδήγησε στη συμφωνία για την παραγωγή αυτού που θα γινόταν ο Πάνθηρας. Σε αυτήν την προσέγγιση, αντί να εξετάζουμε απλώς τη συνεχή βελτίωση, όλα τα προηγούμενα σχέδια οπλισμού και ισχύος πυρός αγνοήθηκαν και η ιδέα εξετάστηκε με μια νέα προοπτική χωρίς υφιστάμενους περιορισμούς.
Η μεταφορά από τη χρήση του «καθαρού φύλλου» ως λύση μηχανικής σε μια επιχειρηματική λύση ξεκίνησε το 1981 στο Ετήσιο Διεθνές Συνέδριο Βιομηχανικής Μηχανικής, Ινστιτούτο Βιομηχανικών Μηχανικών (1981- ). Κεφάλαιο Twin Cities, Αμερικανικό Ινστιτούτο Βιομηχανικών Μηχανικών
Όπου «…προτείνουν μια επιχειρηματική στρατηγική που βασίζεται σε έναν συνολικό καθαρό επανασχεδιασμό των επιχειρηματικών διαδικασιών χωρίς αντίστοιχο συνολικό επανασχεδιασμό σε άλλες συνακόλουθες οργανωτικές δραστηριότητες είναι σαν να περπατάς στο μέλλον αντιμέτωπος με το παρελθόν».
Το κίνημα kaizen ή Ολικής Διαχείρισης Ποιότητας στη δεκαετία του 1980 ήταν ο βασικός μοχλός για την ευρεία διάδοση και επικοινωνία της μεθοδολογίας.
Οι Hammer & Champy ήταν οι τελευταίοι που διαδόθηκαν πλήρως την προσέγγιση στο βιβλίο τους „Re-engineering the Corporation“ το 1993. Αυτό οδήγησε πολλούς οργανισμούς να εφαρμόσουν κακοσχεδιασμένες διαδικασίες καθώς ακολούθησαν την προσέγγιση „Clean Sheet“ χωρίς να σκεφτούν όλο το περίπλοκο σχέσεις και αλληλεπιδράσεις της διαδικασίας και οι αντιδράσεις των ανθρώπων στη διαδικασία.
Αρκετές από τις «μεγάλες» εταιρείες συμβούλων ξεκίνησαν τη δική τους εκδοχή αυτού που ονόμασαν δραστηριότητες «Brown Paper».
Τελευταία αυτή η διαδικασία έχει συμπεριληφθεί σε πολλές μεθοδολογίες Six Sigma
Επεξεργάζομαι, διαδικασία
Συνήθως η διαδικασία ξεκινά με μια απαίτηση ή πεδίο εφαρμογής από την ανώτερη ηγεσία της επιχείρησης, δηλώνοντας ποιες απαιτήσεις πρέπει να πληρούνται από τις διαδικασίες που θα δημιουργήσει η αναθεώρηση, μαζί με μια προθεσμία για την παράδοση.
Η ομάδα αξιολόγησης (καλύτερα για μια ομάδα να το εξετάσει αυτό παρά ένα άτομο) ξεκινά με ένα καθαρό φύλλο χαρτιού και καθορίζει τη δική της μέθοδο και χρονοδιάγραμμα για την παροχή επιχειρηματικών διαδικασιών για την κάλυψη των απαιτήσεων της επιχείρησης.
Η καθοδήγηση της ομάδας περιορίζεται στο ελάχιστο για να ενθαρρύνονται δημιουργικές λύσεις που δεν είναι διαθέσιμες σε άλλες μεθόδους που περιορίζονται στην ανάπτυξη από τις διαδικασίες «ως έχουν». Επομένως, αυτή η μέθοδος προστατεύει την ευκαιρία να συλλάβει και να εκμεταλλευτεί τη δημιουργικότητα στην ομάδα.
Κίνδυνοι & Οργανωτικοί Κίνδυνοι
Ένας από τους κινδύνους ή τους κινδύνους που συνδέονται με την αναθεώρηση καθαρού φύλλου, είναι ότι πολλοί οργανισμοί αντιστέκονται στο να δώσουν ένα πραγματικά καθαρό φύλλο στην ομάδα ανάπτυξης διαδικασίας. Τίθενται περιορισμοί που στην πραγματικότητα σημαίνει ότι η αναθεώρηση είναι ακριβώς αυτό – μια αναθεώρηση που αναζητά μικρές βελτιώσεις στα βήματα.
Η πραγματικότητα είναι ότι στις περισσότερες επιχειρήσεις χρειάζονται πολλά κότσια, αυτοπεποίθηση και «μπουκάλι» για να αναπτυχθεί πραγματικά μια διαδικασία από ένα λευκό ή καθαρό φύλλο. Αυτό με τη σειρά του οδηγεί πολλούς στο επάγγελμα να χρησιμοποιούν τον όρο ως διαδικασία, αλλά στην πραγματικότητα απλώς κάνουν μικρές αλλαγές και προσαρμογές αντί για την πλήρη αναθεώρηση της πώλησης και την ανάπτυξη των διαδικασιών από την αρχή για να διασφαλιστεί μια αποτελεσματική και αποδοτική διαδικασία.
Για να λειτουργήσει η διαδικασία, απαιτείται από την ομάδα που επινοεί μια τέτοια διαδικασία να είναι εξοικειωμένη με τα αποτελέσματα που απαιτούνται και στη συνέχεια να απομονώνεται από τη διαδικασία σε καθημερινή βάση, ενώ αναπτύσσεται και εφαρμόζεται. Η διαδικασία σχεδιασμού πρέπει επίσης να λαμβάνει υπόψη τον αντίκτυπο της αλλαγής στα άτομα που εμπλέκονται στη «νέα» διαδικασία.
Εργαλείο ελέγχου καθαρού φύλλου τροποποιήθηκε τελευταία: 22 Νοεμβρίου 2022
